Project Buurtacademie

SMART

Specifiek:

waarneembare actie, gedrag of resultaat waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is.

(6 W’s: Wat willen we bereiken?; Wie zijn erbij betrokken?; Waar gaan we het doen?; Wanneer gebeurt het?; Welke delen van de doelstelling zijn essentieel?; Waarom willen we dit doel bereiken?)

Meetbaar:

De opbrengst/het resultaat moet te zien, te horen, te ruiken, te proeven of te meten zijn. Indien nodig of mogelijk: doe een nulmeting om de startsituatie te bepalen.

Acceptabel:

Is er draagvlak voor wat we doen? Is het in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie? Willen betrokkenen zich verbinden aan de doelstelling?

Soms is A ook: Aanwijsbaar, wie moet wat doen om het doel te bereiken?

Soms is A ook: Activerend of Actiegericht, de doelstelling moet positief geformuleerd zijn en uitnodigen om actie en energie los te maken.

LET WEL: A beschrijft een resultaat, niet een inspanning!

Realistisch:

Is het doel haalbaar? Is het een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden en hebben ze voldoende know-how, capaciteit, middelen en bevoegdheden?

Soms is R ook wel: Relevant, een haalbare en zinvolle doelstelling is motiverend en maakt energie los.

Tijdgebonden:

Wanneer starten we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt?

Korte termijn doelen zijn altijd SMART geformuleerd met een duidelijke begin- en einddatum, bij lange termijn doelen is dit niet altijd mogelijk.

SMART-toevoeging volgens Frits van Vugt

Throughput:

Omschrijving van de activiteiten die een instelling organiseert. Het gaat om de inspanningen en niet om de concrete producten.

Voorbeeld:

X aantal uren beschikbaar voor…

X aantal uren beschikbaar voor …

X aantal dagdelen beschikbaar voor ….

Output:

Wat leveren de inspanningen op in termen van diensten of producten?

Voorbeeld:

X aantal gegeven hulpacties, spreekuren, uren steun enz.

Aantal cursussen

Aantal informatiebijeenkomsten

Bereik:

Het aantal mensen uit de beoogde doelgroep dat gebruik maakt van de producten?

Voorbeeld:

Aantal cliënten dat hulp/steun/advies krijgt

Aantal cursisten dat cursus afmaakt

Aantal aanwezigen bij bijeenkomst

Resultaat:

Leiden de producten tot een aanwijsbare verandering bij de afnemers of het maatschappelijk probleem? Heeft een directe relatie met de interventie( is grijpbaar).

Voorbeeld:

% opgevolgde adviezen, verbetering na hulp/steun

x aantal tevreden met adviezen/hulp/steun

gemiddeld rapportcijfer voor cursussen

% deelnemers dat zich meer gesterkt voelt

tevredenheidmeting

leerrendement

Outcome:

Wat is het uiteindelijke maatschappelijke effect? Heeft geen directe relatie met de interventie. Niet of zeer moeilijk meetbaar en mogelijk pas zichtbaar na lange tijd (in ieder geval na de projectperiode). Is weinig tot niet grijpbaar.

Beoogde effecten op langere termijn, zoals deskundigheidsbevordering leidt tot gewenst gedrag of maatschappelijk verschijnsel.

Prestatie:

Verzamelterm van throughput, output, bereik en resultaat.

--------------------------------------------------------------------

Checklist voor het opstellen van een fondsaanvraag voor vermogensfondsen

Februari 2010

Inleiding:

In Nederland bestaan er drie soorten fondsen:

1. Geldwervende fondsen
2. Loterijfondsen
3. Vermogensfondsen.

Ad 1: Geldwervende fondsen zamelen geld in bij het Nederlandse publiek en besteden dit aan hun eigen doelstellingen. Voorbeelden: KWF Kankerbestrijding en het Aids Fonds.

Ad 2: Loterijfondsen krijgen hun inkomsten uit de opbrengsten van aangesloten loterijen Deze verdelen zij rechtstreeks onder goede doelen. Voorbeeld: Stichting de Nationale Sporttotalisator, die de gelden van de Lotto verdeelt.

Ad 3: Vermogensfondsen: Het grootste deel van de fondsen zoals opgenomen in de Fondsenalmanak en SubsidieTotaal.nl zijn vermogensfondsen. Deze fondsen verkrijgen hun vermogen door bv. legaten en erfstellingen en verdelen dit onder maatschappelijke en sociale doelen.

Uitzoeken en aanschrijven van een fonds ingewikkeld

Voor veel personen en instellingen is het uitzoeken en aanschrijven van een fonds behoorlijk

ingewikkeld. Veel vermogensfondsen ontvangen aanvragen die niet in aanmerking komen voor ondersteuning. Deze worden meestal afgewezen omdat ze niet aan alle eisen voldoen.

Fondsen hanteren verschillende methoden, waarop ze aanvragen behandelen

In Nederland zijn honderden vermogensfondsen actief met uiteenlopende doelstellingen en beschikbare middelen. Het is daarom zaak dat u een goede en volledige aanvraag indient bij een fonds. U kunt hiervoor een adviesbureau in de arm nemen. Een bureau heeft de nodige expertise in huis, maar kost wel geld. Een goed alternatief is dat u zelf een aanvraag indient.

Checklist fondsaanvraag

Meer informatie over de onderstaande punten is te vinden op de pagina’s hierna.

A. Een goede selectie van de fondsen die u aanschrijft, op grond van informatie over:

• De doelstelling;

• De doelgroep van het fonds;

• De beperkingen die het fonds stelt aan de regio waarin de activiteit plaatsvindt;

• De voorwaarden waaraan het project moet voldoen;

• De hoogte van de bijdrage en de nadere voorschriften die gelden na het honoreren van de aanvraag;

B. Neem telefonisch of schriftelijk contact op met het fonds voordat u een uitgebreide aanvraag indient. Hierdoor krijgt u een idee van de honoreringskans en kunt u, indien beschikbaar, een aanvraagformulier opvragen;

C. Richt de aanvraag aan de juiste persoon;

D. Ga bij het indienen van de aanvraag zorgvuldig te werk, wees duidelijk en volledig;

E. Dien de aanvraag ruim vóór de uitvoering van de activiteiten in en houd rekening met de vergaderdata van het fondsbestuur en/of de uiterste indieningdata;

F. Bedenk dat fondsen zeer veel aanvragen ontvangen en dat het voor hen niet altijd mogelijk is te reageren. Dien daarom geen onnodige aanvragen in. Past de doelstelling van het fonds niet bij uw activiteit, zie er dan van af het fonds te benaderen.

Tip: Betrek de hele organisatie inclusief de directie of het bestuur bij het fondsenwerven. Dit vergroot het draagvlak en de slagingskans van de aanvraag en wordt op prijs gesteld door de fondsen.

Tot slot:  Laat u niet afschrikken door de hoeveelheid werk die een aanvraag met zich meebrengt. Begin op tijd, zodat u niet alles moet afraffelen om de uiterste indieningsdatum te halen. Een kansrijke aanvraag valt of staat met een gedegen voorbereiding.

Noodzakelijke stappen voor het opstellen van een aanvraag

1. Selectie van fondsen

Na het besluit om geld aan te vragen bij particuliere fondsen, is het zaak een aantal relevante fondsen te verzamelen. Het Fondsen boek, de Elzevier Fondsenalmanak en SubsidieTotaal.nl en http://subsidie.startkabel.nl kunnen u hierbij helpen.

Googlen op onderwerp werkt ook goed, omdat vaak per thema een overzicht van fondsen wordt gegeven. Een voorbeeld op onderwerp is http://www.fondsenvoorouderen.nl

2. Opvragen informatie bij de eerste selectie fondsen

Denk hierbij aan gegevens over de uitwerking van de doelstelling en de voorwaarden die gelden voordat u met het project of de activiteit begint. Het is essentieel dat uw project volledig aan de doelstelling en de gestelde eisen voldoet.

Tip: Als u een aanvraag indient, richt deze dan bij voorkeur aan een specifieke persoon en niet aan het bestuur. Meestal is de secretaris van het fonds degene die u moet aanschrijven.

Tip: Het is mogelijk om via een verzamelwebsite een gebundelde aanvraag te doen. Dit betekent dat een aanvraag via internet direct aan meerdere fondsen wordt gezonden. Doe dit echter niet, want daarmee belandt de aanvraag bij een onbekende. Beter is het om de aanvraag aan een contactpersoon binnen het fonds te sturen. Zie ook de volgende tip.

Tip: Neem voor het indienen van een aanvraag telefonisch of per mail contact op met het fonds. Zo brengt u uw project onder de aandacht en kunnen eventuele onduidelijkheden uit de weg genomen worden.

3. Doelstelling

De doelstelling van een fonds beschrijft wat het bestuur met zijn activiteiten wil bereiken. In sommige gevallen staat in de doelstelling concreet waarvoor ondersteuning mogelijk is. Hierdoor is al snel duidelijk of uw project of activiteit aansluit bij dat fonds. Vaak echter wordt de doelstelling van een fonds op advies van de notaris ruimer gedefinieerd. Bij een ruime doelstelling heeft het fondsbestuur meer vrijheid om een aanvraag niet te honoreren, ook al valt het project binnen de doelstelling. Anderzijds biedt het de mogelijkheid tot ondersteuning van uiteenlopende activiteiten, naar gelang van de prioriteiten van het bestuur op dat moment. Ook kan het bestuur zeer bewust voor een ruime doelstelling kiezen om de creativiteit van de potentiële aanvragers te stimuleren. Bovendien vergroot een dergelijke doelstelling het aanbod en daarmee de kans op een geschikt project. In de praktijk blijkt dat fondsen niet zozeer last hebben van een gebrek aan aanvragen, maar juist te kampen hebben met een grote hoeveelheid aanvragen die duidelijk niet aansluiten bij de doelstelling.

Tip: Zorg dat de doelstelling van een fonds duidelijk is en neem de beperkingen serieus. Als een fonds tot doel heeft een bijdrage te leveren voor gehandicapte jongeren, dan heeft het absoluut geen zin een aanvraag in te dienen gericht op gehandicapte ouderen. Veel aanvragers dienen desondanks toch een verzoek in, soms tot grote ergernis van de fondsen. De stelling ‘niet geschoten is altijd mis’ gaat dus niet op.

Tip: Probeer te ontdekken of het fonds eerder projecten heeft gefinancierd en zo ja, welke. Dit kan van pas komen bij het vormen van een beeld van het fonds. Wellicht is het mogelijk om een van de uitvoerders van die projecten te benaderen voor informatie. In de Fondsenalmanak en SubsidieTotaal.nl vindt u deze informatie vaak in de paragraaf aanvullende Informatie.

4. Doelgroep

Sluit uw project aan bij de doelstelling, dan moet u de gestelde eisen zorgvuldig bestuderen. Voldoet u niet aan de eisen, dan komt u niet in aanmerking. De eisen richten zich zowel op de doelgroep van het fonds (degenen die het geld ontvangen) als op het uit te voeren project (degenen op wie de activiteiten gericht zijn).

Doelgroepen van fondsen kunnen zijn:

• Non-profitinstellingen: organisaties die niet de bedoeling hebben winst te maken.

• Ondernemingen: organisaties met winstoogmerk;

• Publiekrechtelijke instellingen: gemeenten en gemeentelijke instellingen. In enkele gevallen komen ook provinciale instellingen en rijksinstellingen in aanmerking;

• Semi-publiekrechtelijke instellingen: ziekenhuizen, universiteiten, bejaardenoorden, scholen en musea;

• Individuen: natuurlijke personen. Aan personen kunnen allerlei eisen worden gesteld om in aanmerking te komen voor een bijdrage. U kunt hierbij denken aan leeftijd of geloofsovertuiging.

Tip: Weet u niet zeker of u als uitvoerende of uw doelgroep wel binnen de doelgroep van het fonds vallen? Neem dan contact op met het fonds zelf. Dit kan een hoop werk schelen en voorkomt teleurstellingen.

5. Regio

Een fonds is vaak actief in bepaalde gebieden, zoals een dorp, stad, provincie of land. Sommige fondsen kennen geen geografische beperkingen en activiteiten kunnen overal ter wereld worden uitgevoerd. In de praktijk blijken deze fondsen echter toch beperkingen aan te brengen..

6. Bijdrage

Fondsen maken over het algemeen niet direct bekend hoe groot de gemiddelde bijdrage is die zij jaarlijks leveren. Geeft een fonds wel een indicatie, dan moet u hiermee rekening houden. Als een bijdrage bijvoorbeeld maximaal 2.000 euro per project is, dan heeft het geen zin om meer te vragen.

7. Voorwaarden

De meeste fondsen stellen voorwaarden aan de uitvoering van een project. Zo geldt bij sommige fondsen een duidelijke leeftijdsgrens of een bepaalde geloofsovertuiging. De voorwaarden kunnen betrekking hebben op het project of de activiteit zelf, maar ook op zaken die van tevoren moeten worden geregeld, zoals een haalbaarheidsonderzoek. Het fonds vraagt om dergelijke informatie om meer zekerheid te krijgen over de slagingskans van het project. Ook kan een fonds voorwaarden stellen aan de wijze van aanvragen.

Tip: Bedenk of de gestelde voorwaarden geen consequenties hebben voor uw project of u als aanvrager zelf. Soms vindt een aanvrager bijvoorbeeld dat hij of zij teveel artistieke vrijheid moet inleveren om aan de eisen te voldoen.

8. Nadere voorschriften

Wordt uw project gehonoreerd, dan krijgt u eventueel te maken met nadere voorschriften. Deze eisen gelden zodra het project van start gaat of vanaf het moment dat u het geld heeft ontvangen. Voldoet u hier niet aan, dan zal het fonds het geld terugeisen. Voorbeelden van nadere voorschriften zijn:

·         het tussentijds rapporteren over hoe het project ervoor staat

·         het voeren van een aparte projectboekhouding

·         het meewerken aan een evaluatie.

Ook stellen sommige fondsen het op prijs als u tijdens het project bekendheid geeft aan de ontvangen gift. Dit kunt u doen door een naamsvermelding op de tentoonstellingsposter of in een dankwoord in een publicatie.

Tip: Het maakt een goede indruk als u het fonds op de hoogte brengt over het verloop en de afloop van het project. Ook is het aan te raden om een bedankbrief te sturen, zeker als u in de toekomst opnieuw een beroep wilt doen op het fonds.

9. De aanvraag

Het is zinvol om in een vroeg stadium contact te leggen met het fonds. Voordat u veel tijd gaat steken in de voorbereiding en aanvraag, kunt u beter eerst informeren of het fonds wel positief staat tegenover uw project. Grote fondsen zijn telefonisch bereikbaar.

Kleine fondsen stellen vaak schriftelijk contact op prijs. Met een brief met uitleg over het project geeft u het fondsbestuur een indruk van uw activiteit. In deze brief staat:

- Een bondige en duidelijke omschrijving van de activiteiten die u wilt gaan uitvoeren;

- Uitleg over de achtergrond van het project;

- De reden waarom u het project wilt uitvoeren;

- Motivatie waarom u juist bij dit fonds een aanvraag indient;

- Informatie over de aanvrager en/of de projectuitvoerders

- Financiële gegevens.

Een aantal fondsen beschikt over een standaardaanvraagformulier. Dit kunt u bijvoorbeeld telefonisch opvragen of downloaden via Internet. Gebruik altijd het standaard aanvraagformulier als dat beschikbaar is! U kunt ook zelf een aanvraag opstellen, al dan niet op verzoek van het fonds.

Tip: Verwerk informatie over vrijwilligersinzet in uw eigen organisatie in uw aanvraag. Veel organisaties vergeten dit, terwijl dit zeker op prijs gesteld wordt door het fonds.

Tip: Fondsen hechten veel waarde aan uw eigen overtuiging van het project, verwerk dit goed in de aanvraag.

Bij een aanvraag wordt vaak om de volgende gegevens gevraagd:

1. Een beschrijving van het project, bestaande uit:

• De omschrijving;

• Het doel van de activiteit;

• De producten en/of activiteiten binnen het project;

• De doelgroep;

• De start- en einddatum;

• De verwachte resultaten;

• De haalbaarheid van de verwachte resultaten en de meetwijze achteraf;

• De noodzaak of het belang van het project

   B. Een gespecificeerde begroting van het project

   C. Een gespecificeerd dekkingsplan van het project, met daarin:

• De aanvragen bij andere instellingen en/of fondsen inclusief de gevraagde bijdrage en de

  eventuele afwijzingen of toezeggingen;

• De inkomsten uit verkoop;

• De eigen bijdrage, eventueel in natura

   D. Algemene gegevens van de aanvrager, zoals:

· Volledige naam;

· Officiële vestigingsplaats;

• Correspondentieadres;

• Telefoon- en faxnummer;

• E-mail- en internetadres;

• Naam contactpersoon en diens bereikbaarheid;

• Rechtspersoonlijkheid;

• Inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel;

• Doelstelling;

• Werkwijze;

   E. Financiële gegevens van de aanvrager,

W.o. bijdragen van derden zoals de overheid of andere fondsen

   F. Motivering van de aanvraag bij het betreffende fonds plus informatie of er al een eerdere aanvraag bij het fonds is gedaan en of deze werd gehonoreerd

   G. Het gewenste bedrag en de vorm die de bijdrage moet aannemen zoals een gift, een lening of een garantie

    H. Referenties

    I. De wijze van totstandkoming en de achtergrond van het project

   J. Voorbeelden van projecten die we hebben gedaan en waarin we aantonen dat we goede resultaten leveren (bewijs).

K. Bijlagen bestaande uit officiële stukken, bijvoorbeeld:

• Statuten en uittreksel uit het Stichtingen- en Verenigingenregister van de Kamer van Koophandel;

• Recente financiële gegevens van de aanvragende instelling, zoals de balans, resultatenrekening en de begroting;

• Jaarverslag;

• Werkplan van het lopende en/of komende jaar;

• Bouwtekeningen, bestek, vergunningen, offertes voor apparatuur, bewijs van toelating tot studie, diploma’s, cijferlijsten et cetera;

• Foto’s van objecten.

Tip: Beschrijf goed de beoogde rol van het aangeschreven fonds. Wat zijn de verwachtingen?

Tip: Wees zorgvuldig en zakelijk. Het komt voor dat een fonds een aanvraag afwijst omdat deze onvolledig of onleesbaar is.

10. De afhandeling

Zoals al in de inleiding staat, ontvangen particuliere fondsen erg veel aanvragen. Dit kan de behandeling vertragen. Een overzichtelijke aanvraag kan de behandeltijd verkorten, maar vaak is de behandeling ook afhankelijk van de vergaderdata van het bestuur. Vergadert het bestuur twee keer per jaar, dan kan een antwoord op een aanvraag in het slechtste geval een half jaar duren. Vooruitdenken is daarom geen overbodige luxe.

Tip: Dien de aanvraag ruim voor de uitvoering van de activiteiten in. Het komt zelden voor dat een fonds een activiteit achteraf financiert. Bovendien hanteren veel fondsen een (jaarlijkse) sluitingsdatum. Na het verstrijken van die datum kunt u voor dat jaar geen aanvraag meer indienen.

Het komt voor dat vooral kleine fondsen niet reageren op aanvragen en dat grote fondsen hoogstens een standaardbrief terugsturen. Dit komt doordat aanvragen in grote hoeveelheden binnenstromen. Het secretariaat kan deze niet allemaal verwerken. Vooral aanvragen die totaal niet voldoen aan de doelstellingen van een fonds krijgen vaak geen antwoord. Sommige fondsen hebben gekozen voor een andere aanpak. Zij gaan zelf op zoek naar interessante projecten en honoreren geen aanvragen van derden meer. Andere fondsen kiezen voor de anonimiteit en treden niet meer naar buiten met informatie. Ze steunen activiteiten in stilte. Het in het wilde weg indienen van aanvragen kan dus averechts werken.

11. Wat de ervaring ons tot nu toe heeft geleerd

Fondsen hechten er sterk aan dat de aanvraag voortkomt uit een vraag van een groep mensen met een behoefte (van onderop werken is belangrijk). Een idee dat alleen is ontstaan bij professionals of bij jezelf, zal tegenwoordig weinig bijval van fondsen vinden. Let er dus op dat de doelgroep, die een vraag heeft en daarvoor via jou een beroep op het fonds doet, betrokken is. Fondsen investeren niet meer in ideeën die van bovenaf komen.

Fondsen investeren tegenwoordig liever niet in professionals (overhead), methodiekontwikkeling, promotiecampagnes en andere ‘indirecte’ aanpakken. Ze willen dat hun investering direct ten goede komt aan de doelgroep (bijvoorbeeld: activiteiten of een voorziening voor de doelgroep). Dit moet zo goed mogelijk in de resultaten geborgd zijn en dus voorop staan in de fondsaanvraag. Schrijf dus vanuit de doelgroep! Vaak gaat het  om het kiezen van de juiste woorden en een voor fondsen aansprekende insteek van de aanvraag.

Concrete resultaten van een project zijn voor de fondsen tegenwoordig een aantoonbare verbetering voor de doelgroep, die bij voorkeur voortgezet wordt in de toekomst. Dus niet: een mooie methodiekbeschrijving of een eenmalige activiteit.

In de fondsaanvraag is tevens van belang dat voldoende draagvlak wordt aangetoond. Een fonds wil in de aanvraag twee dingen kunnen lezen:

-       aan alles is gedacht, ook aan risico’s en risicomanagement;

-       benodigde draagvlak en inzet van benodigde partijen/samenwerkingspartners is gegarandeerd.

Niet alleen wil een fonds overtuigd zijn van voldoende draagvlak bij de doelgroep en de benodigde organisaties voor het idee, maar wil zij met name ook investeringen door samenwerkingspartners zien. De investering kan bijvoorbeeld om ureninzet of facilitaire ondersteuning gaan. In de aanvraag moet helder staan wat de investering is en bij voorkeur wordt dit in een geldbedrag weergegeven.

Fondsen kijken kritisch naar het dekkingsplan. Het financiële plaatje en de garantie dat dit voldoende gedekt is, is voor fondsen van doorslaggevend belang bij de honorering van een aanvraag. Ze willen zeker weten dat jouw projectidee geen weggegooid geld is. Ze willen ook zeker weten dat je oplossingen hebt in geval je een deel van het geld niet ontvangt, bijvoorbeeld als je voor één aanvraag meerdere kleine bedragen bij meerdere fondsen aanvraagt. Zorg er dus voor dat je een sterk dekkingsplan hebt en aangeeft wat je doet als je nog een geldbedrag tekort komt.